Excel on mielenkiintoinen työkalu monenlaiseen asiaan: datalla johtamisesta tekniseen mallinnukseen asti.

Tein ihka ensimmäiset IT-hommani Excelin VBA -ohjelmointikielellä. Itse asiassa näin jälkikäteen ajateltuna projektissa yhdistyi mielenkiintoisella tavalla monia asioita: komponentti- ja elektroniikan sopimusvalmistustehdas halusi tilastollista tarkkaa dataa erilaisista kaapelien laatuparametreista. Tein ohjelman, joka siirsi raakadatan ulos MSDOS-käyttöjärjestelmän päälle tehdystä BASIC-ohjelman tuottamasta tiedostosta. Tiedosto tuotiin Import-toiminnolla Exceliin automaattisesti. Datat parsittiin sisään. Excel vielä tarkisti, että data oli oikeassa muodossa. Sen jälkeen VBA-koodi summasi raakadatan riveistä yhteenvetotietoja, ja esitti ne sekä numeerisesti että diagrammeina (grafiikkana). Ohjelmaa oli suht helppo käyttää. Se automatisoi prosessin, joka olisi muuten vaatinut aika monta hieman hankalaakin käsivaihetta. Nyt ohjelmala pystyi aina ajoittain "pumppaamaan tyhjäksi" MSDOS-koneen raakadatat, ja viemään ne turvaan päätilastoihin.

Ohjelma lisäksi teki työntekijäkohtaista laatutilastointia, jolloin voitiin myös seurata ja coachata tekijöitä laatuajattelun ideologian mukaisesti: nähtiin, miten kokemusta kertyi; miten kokemus vaikutti laatuun, ja oliko mahdollisesti joitain ongelmia joko tietyissä kaapelityypeissä tai työntekijän kohdalla.

Data avaa uusi ikkunoita

Data on tässä mielessä kiehtovaa: hyvinkin yksinkertaisella datan rakenteella saadaan johdettuna ja datamassoja hyödyntämällä uudenlaista analyysimahdollisuutta.

Nimenomaan tuossa edellä mainitussa poikkeama on aika helppo havaita: jos esimerkiksi 90% työntekijöistä tekisi kaapelityyppiä 1 vaikkapa 99% tarkkuudella (vain yhdessä prosentissa olisi ongelmia testatessa), ja tulisi työntekijä jonka virheprosentti on huomattavasti suurempi systemaattisesti kuin tuo 1%, operatiivinen johto voi yhdessä työntekijän kanssa pureutua tilanteeseen ja alkaa miettiä keinoja nostaa laatua standardin tasolle: lisäopetusta, hidastetaan tahtia, tai jos esimerkiksi jostain syystä kyseisen työntekijän on vain mahdotonta tehdä kaapelia hyvin, hänelle voidaan antaa toisia malleja tehtäväksi, ja siirtää nämä mallit sellaiselle kuka kykenee tekemään virheetöntä jälkeä.

Excelillä voit tehdä:

  • taulukoita
  • laskelmia
  • säilöä dataa
  • pitää terveyspäiväkirjaa
  • pitää mistä tahansa aiheesta tilastoa tai päiväkirjaa
  • seurata tupakoinninlopettamiskampanjasi edistymistä
  • pitää kodin budjettia yllä
  • laskea pikaisesti lyhyen ajan budjetteja ja skenarioita
  • antaa Excelin automaattisesti hakea ehdotus matemaattiseen optimointiongelmaan
  • ylläpitää tehtaan laaturaportin tietoja
  • ylläpitää yrityksen markkinointikampanjan tietoja
  • pitää yllä asiakasrekisteriä

Excelistä on sanottava eräs asia, joka tulee semikokeneelta konkarilta: Excel on hyvä, mutta sen päälle ei pitäisi rakentaa aivan liian pitkälle meneviä yrityksen operatiivisia- tai johtamisjärjestelmiä.

Miksi ei?

Mietin tätä päässäni aika pitkään. "Kentällä" on tunnettu tosiasia, että monimutkaisemmat Excelit eli taulukkolaskentakokonaisuudet alkavat mennä tukkoon pahasti. Tuo tukkeutuminen ei sinänsä johdu teknisesti Excel-ohjelmiston ominaisuuksista, vaan luultavasti siitä helppoudesta, johon Excel meidät johdattaa.

No mikäs helpossa on huono juttu? Se, että kun joku asia on hyvin helppoa, sitä bruukkaa niinsanotusti skipata suunnittelun.

Tulin siihen tulokseen, että Excelin käytön ongelmat monimutkaisessa tapauksessa johtuvat seuraavasta:

  • dataa on helppo lisätä
  • etukäteissuunnittelu on helppo unohtaa
  • kun dataa ei 'tagata' eli sitä ei rituaalisesti kategorioida, vaan läiskitään sinne sun tänne ja formaatista välittämättä...
  • ..niin seurauksena syntyy tilkkutyö (mosaiikki)
  • tieto löytyy ripoteltuna eri puolilta
  • käytännössä syntyy epähomogeenista dataa, melkein kuin useita eri skeemoja
  • silti funktio joilla tietoja käytetään, kirjoitetaan usein ikäänkuin kaikki data olisi kaunista ja puhdasta
  • joten alkaa syntyä inkonsistenttia logiikkaa; suomeksi: bugeja

Suomeksi taulukoita ja muistioita Excelistä